Fare impresa in Olanda

Aprire un’attività in Olanda

Aprire un’attività in Olanda può essere sicuramente vantaggioso. Tuttavia è necessario sapere quali sono i principali procedimenti burocratici implicati di questo processo

Riconoscimento della propria professione

In Olanda alcune attività professionali devono essere regolamentate. Per poterle esercitare bisogna aver conseguito una qualifica riconosciuta ufficialmente dal governo (come professione del medico e dell’avvocato). Se la qualifica è stata conseguita in altro paese, bisogna ottenere un permesso speciale per esercitare in questo paese

In questa pagina si può consultare la lista  delle attività professionali che necessitano di una regolamentazione in Olanda. Per ottenere un riconoscimento delle proprie qualifiche bisogna contattare l’autorità competente per ogni singola attività presente nella lista. Per maggiori informazioni si consiglia anche di contattare la pagina del governo olandese a questo link

Scegliere uno statuto legale per la propria impresa

Il passo successivo da intraprendere è quello di scegliere lo statuto legale che meglio si adatta alla struttura organizzativa della propria attività. Questo passaggio è fondamentale perché la struttura organizzativa scelta determina il grado di responsabilità in relazione ai costi di addebitamento e alle obbligazioni fiscali della propria attività in Olanda

Statuti legali esistenti per le imprese in Olanda

Questa pagina offre una panoramica completa degli statuti di impresa riconosciuti in Olanda

Strutture d’impresa non costituite in società (Rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid)

Tale struttura organizzativa prevede che il titolare (e il suo patrimonio) sia l’unico responsabile per la propria attività in relazione ai debiti contratti dalla propria impresa e si articola in 4 categorie:

Strutture d’impresa costituite in società (Rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid)

Lo statuto che  regolamenta questo tipo di struttura nella maggior parte dei casi tutela il titolare dell’impresa e il suo patrimonio privato dai possibili debiti contratti dall’impresa. Si articola in 5 forme legali:

Alcuni statuti legali si adattano meglio a certi tipi di attività in Olanda. Ad esempio, i liberi professionisti o freelancers (ZZP) e i piccoli titolari d’impresa di solito optano per la struttura eenmanszaak. La forma più comunemente scelta per attività di più ampio taglio è la BV. I dentisti che gestiscono una clinica saranno più propensi  a scegliere un maatschap. Se si gestisce una ONG (organizzazione non governativa) sarà più semplice optare per il modello dello stichting

Registrazione d’impresa alla KvK

Una volta deciso il modello societario che si vuole avviare, occorre registrarlo alla Camera di Commercio olandese, che provvederà ad inserirlo nel registro del commercio olandese. La registrazione dovrebbe avvenire a cavallo di una settimana precedente e quella che segue la data di avvio dell’attività. Condizione preliminare alla registrazione della propria impresa alla Camera di Commercio è la registrazione dell’attività presso la propria sede municipale. In mancanza di essa bisogna esibire una prova autenticata del proprio indirizzo di residenza all’estero

Alla Camera di Commercio è necessario comunicare il nome dell’impresa (è possibile registrarne più di uno) e redigere una descrizione della propria attività, al fine di evitare ridondanze di nomi già esistenti sulla pagina di ricerca del KVK (reperibile solo in olandese)

E’ importante precisare che le imprese costituite in società (eenmanszaak or VOF), ovvero il titolare e gli eventuali soci devono sottoscrivere i formulari di registrazione alla KvK. Le imprese costituite in società (come BV or stichting) devono procedere per via notarile, e i formulari di registrazione pervenire alla KvK direttamente dal notaio

Il processo di registrazione dell’impresa

Ecco sotto elencati i passaggi da seguire nel caso si voglia registrare autonomamente la propria impresa:

  1. Sotto troverete il link da cui è scaricabile la pagina di registrazione al KVK. Le schede per tutte le strutture legali sono disponibili sia in inglese che in olandese. Il testo relativo ai campi di testo libero (in cui si descrivono le attività della società) devono essere tradotti in olandese. In alternativa, se il proprio olandese 0corretto si può compilare un formulario di registrazione digitale KVK online registration form (inschrijven bij de KvK). Su questa pagina bisognerà selezionare “impresa o corporazione ” (onderneming of rechtspersoon) e quindi compilare una serie di pagine in olandese con i dettagli della propria attività
  2. Una volta completata la scheda di registrazione bisogna fissare un appuntamento con la sede locale della Camera di Commercio

Il giorno dell’appuntamento con la KvK bisognerà presentarsi muniti della seguente documentazione:

  • La scheda di registrazione completa
  • I soldi per pagare (solitamente 50 euro)
  • ID (passaporto, permesso di residenza o la patente olandese)
  • L’indirizzo dell’impresa e i propri dettagli di contatto (incluso il contratto di affitto se la sede operativa non è situata presso il proprio domicilio)
  • A registrazione avvenuta, verrà rilasciato un numero identificativo d’impresa conosciuto come KvK. Questo dovrà essere indicato su tutte le fatture e sulla posta in uscita della propria attività

Regime fiscale d’impresa in Olanda

Oltre alla Camera di Commercio, la propria attività in Olanda dev’essere registrata anche presso l’ufficio delle tasse o Belastingdienst. E’ consigliabile farlo il prima possibile in modo da potersi far dedurre i costi della VAT afferenti agli investimenti previsti nella fase iniziale di avvio dell’attività

Se si sta avviando un’impresa non costituita in società (eenmanszaak, VOF, maatschap or CV) allora si può registrare l’attività all’ufficio delle tasse durante l’appuntamento con la KvK. Se si sta avviando un’attività costituita in società (BV, NV, coöperatie, stichting, vereniging) si può richiedere al notaio di farlo per conto proprio

Regime fiscale per tipo di impresa

Se si possiede un’attività in Olanda bisognerà pagare parte o tutti i tipi di tasse sotto elencate:

  • BTW (VAT)
  • Tassa sul reddito
  • Tassa sugli stipendi (se si hanno impiegati)

Tassa sulla società per azioni (applicabile solamente per le strutture costituite in società)

Alla maggioranza degli imprenditori è addebitata la tassa di aggiunta al valore, nota come BTW, su tutti i prodotti e servizi venduti in Olanda. Di conseguenza quasi tutti gli imprenditori sono obbligati ad aggiungere una tassa sul BTW (di solito del 21%) alle loro vendite. L’ufficio delle tasse riscuote questa tassa 4 volte l’anno tramite la dichiarazione di VAT (BTW aangifte)

Che valore ha il BTW per la propria azienda?

Quando si fatturano i clienti per i propri servizi o si stabilisce un prezzo per i propri prodotti, bisognerà tenere conto del 21% di tassa BTW incluso. Questo importo aggiuntivo dovrà essere detratto dall’introito derivato dalla vendita di ciascun prodotto / servizio e versato all’ufficio delle tasse nell’arco di qualche mese successivo

Ogni 3 mesi si renderà necessario calcolare autonomamente o affidare l’incarico ad un commercialista la dichiarazione dell’IVA e trasferire il BTW all’ufficio delle tasse (raccomandato farlo in tempo onde evitare possibili sanzioni)

Si può dedurre il BTW dalle spese sostenute per alcuni acquisti come i materiali, i costi del viaggio o l’attrezzatura

Lo schema della piccola impresa (kleineondernemersregeling) prevede che sotto i 1.883 euro annui si paga un BTW più basso all’ufficio delle tasse, o non si paga affatto

Tassa sul reddito (inkomstbelasting)

Esattamente come per gli impiegati in Olanda, ogni anno gli imprenditori devono compilare una scheda per richiedere la restituzione delle tasse pagate in eccesso sul reddito annuale. Questa operazione per gli imprenditori è un po’ complicata pertanto si consiglia di fare affidamento su un bravo commercialista

Tassa sullo stipendio (loonheffing)

Se si hanno impiegati, il datore di lavoro è tenuto a trattenere un importo esente in tasse dal loro stipendio. La tassa sul reddito include anche l’assicurazione nazionale e i contributi per la pensione

Corporation Tax (vennootschapsbelasting)

Se si possiede una società come una BV o NV, allora bisogna calcolare e pagare la tassa societaria (vennootschapsbelasting). Le fondazioni e le associazioni talvolta necessitano di fare una dichiarazione fiscale sul modello aziendale

Agevolazioni fiscali per i nuovi imprenditori

In Olanda sono previste numerose agevolazioni fiscali, collettivamente denominate ondernemersaftrek (deduzione per gli imprenditori), a beneficio degli imprenditori già dai primi anni di attività

Deduzione delle spese di gestione attività

In qualità di libero professionista si possono dedurre i costi di gestione dell’attività dal reddito annuale. Questo include il materiale e l’equipaggiamento, il trasporto e le spese sostenute per l’analisi del piano di azione o per i corsi di avviamento e gestione di un business se finalizzati al progetto di realizzazione aziendale, cosi come i costi per l’affitto dello spazio di lavoro in esterna o per parte dell’affitto se si lavora in casa

Amministrazione aziendale

In Olanda gli imprenditori hanno l’obbligo di tenere traccia della loro documentazione amministrativa per un periodo di 7 anni. Questi includono sia i documenti cartacei che in digitale come:

  • Fatture inviate
  • Fatture ricevute
  • Estratti bancari
  • Accordi e contratti
  • Spese per la gestione aziendale

Come formattare le proprie fatture

Quando bisogna fatturare per la propria impresa bisogna numerare le fatture in ordine successivo e fornire le seguenti informazioni:

  • Data e numero di fattura
  • Nome dell’impresa, indirizzo, BTW & numeri KvK
  • Nome e indirizzo del cliente
  • Descrizione del prodotto o servizio
  • Prezzo esclusa BTW (VAT)
  • BTW tasso e importo

Assicurazione e pensione

I rischi a cui si può esporre un imprenditore sono molto più alti rispetto a quelli che corre un impiegato, fra questi:

  • Incapacità di lavorare causa malattia o incidente
  • Danni arrecati alla propria impresa a causa di incendi o furti
  • Esposizione ad accuse di danneggiamento o errori

Altri fattori che ricadono sulla responsabilità dell’imprenditore da tenere in conto sono:

Aprirsi un’assicurazione tutela da eventuali rischi e garantisce all’imprenditore un’entrata sicura in caso di inabilità al lavoro o nel caso in cui la propria impresa subisca eventi nefasti. Sotto un elenco dei principali modelli di assicurazione:

Assicurazione personale

In questa sono comprese:

Assicurazione sanitaria

Che è obbligatoria per tutti in Olanda

Assicurazione di invalidità

Che sia privata (attraverso una società di assicurazioni) o su base volontaria (tramite UWV) per coprire la disabilità o incapacità al lavoro

Assicurazione contro gli infortuni

Si tratta di una somma elargita in caso di disabilità causata da incidente

Maternità

Lo schema dei benefits per i libero-professionisti a copertura della maternità delle donne imprenditrici (ZEZ o zwangerschapsuitkering) è valido per una durata minima di  16 settimane

Fondo pensione

Dal momento che la pensione statale olandese non è sufficiente per potersi mantenere, è  fortemente consigliato che gli imprenditori si aprano un fondo-pensione

Assicurazione sul lavoro

Questo genere di assicurazioni si articola nelle seguenti categorie:

Assicurazione sulla responsabilità personale e d’impresa

Se il titolare o la propria impresa sono ritenuti per eventuali danni verso l’impresa stessa

Assicurazione per le spese legali

Per la copertura delle spese legali nel caso in cui insorgesse un problema in ambito aziendale tale da doversi appellare al sistema giudiziario

Assicurazione sulla perdita del profitto  

Si attiva in caso di perdita economica dovuta ad una interruzione temporanea dell’attività aziendale, ad esempio a seguito di un incendio

Assicurazione sui beni

Per i beni, macchinari, attrezzatura o edifici

Assicurazione di partenariato / societaria

Nel caso di inabilità a lavorare con il proprio partner causa malattia

Assicurazione contro danneggiamento di macchinari

Per coprire le spese di riparazione

Assicurazione sui computer

Contro il danneggiamento causato da virus, corto-circuiti e perdita dei dati

Assicurazione per il trasporto di beni

Per la salvaguardia dei beni fino alla località di destinazione

Assicurazione sui crediti

Per coprire le fatture non pagate dai debitori

Se si contano impiegati al proprio servizio, l’assicurazione sociale è automaticamente dedotta dalla stipendio mensile

Termini e condizioni

Per tutelarsi da eventuali conflitti e reclami  si possono far valere i termini e le condizioni  general sui propri prodotti e servizi

Piano aziendale e altre questioni

Una parte fondamentale del lavoro preliminare quando si decide di avviare un’attività in proprio è quella di creare una strategia aziendale per raggiungere i potenziali clienti e promuovere i propri prodotti / servizi. Questo include la realizzazione di un sito web e piani di marketing e finanziari

Dal momento in cui si intende avviare un’attività in Olanda, ha anche senso mettersi a studiare olandese. Conoscere la lingua del posto aiuterebbe non solo a interagire più facilmente con l’ufficio delle tasse, ma anche e soprattutto a raggiungere più facilmente i clienti olandesi offrendo loro un servizio adeguato

FAQ sull’avvio di un’attività in Olanda

Stai avviando la tua impresa in Olanda? ecco sotto alcune domande e link utili:

Devo riadattare il mio ufficio alla mia nuova attività. Come ottengo il permesso?  

Ogni municipalità in Olanda dispone di un proprio programma volto a determinare quali attività d’impresa possono svolgersi in determinate aree. Oltre a questo regolamenta un piano di costruzioni e rinnovamenti degli edifici. La pagina dei vari piani e regolamenti municipali è consultabile a questo sito. Se i tuoi progetti non rispondono alle condizioni stabilite dalla municipalità competente, si può richiedere un permesso speciale o una rettifica del progetto. Notare che questo processo può anche durare lungo tempo. Ulteriori informazioni sulle opportunità è consultabile qui

Come faccio ad assicurarmi che la mia attività risponda ai regolamenti ambientali?  

In Olanda ad ogni attività d’impresa è assegnata una classificazione ambientale del tipo “A,” “B” o “C.” Se alla propria attività è assegnata la categoria A non bisogna ricevere un permesso ufficiale. Mentre se alla propria attività è assegnata la categoria B o C,  bisognerà richiedere un permesso

Posso registrare la mia attività a casa mia?

In principio sì, ma bisogna prima verificare con la propria municipalità locale se si è abilitati a farlo. Nel caso in cui lo si sia, si potrebbe anche avere il diritto a qualche deduzione fiscale sui costi dell’arredo interno per esempio

Per maggiori informazioni rimando a questo sito, su cui mi sono grandemente basata per scrivere questa pagina

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